Elektronické (dátové) schránky od 1.1.2017
Elektronické schránky sú legislatívne upravené v zákone č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente) v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o e-Governmente“). Elektronické schránky zriaďuje štát. V súčasnosti ich majú zriadené všetky orgány verejnej moci, všetci podnikatelia a všetci občania, ktorí dosiahli vek 18 rokov. Prostredníctvom elektronickej schránky sa môže uskutočňovať elektronická komunikácia občana alebo podnikateľa s orgánmi verejnej moci (napríklad so súdom, so Sociálnou poisťovňou, s úradom práce). Komunikácia je obojsmerná, aj od podnikateľa k úradu, aj od úradu k podnikateľovi.
Podnikatelia môžu elektronickú schránku využiť pri podávaní rôznych žiadostí, ale aj naopak, úrady môžu podnikateľom do elektronickej schránky zasielať rôzne oznámenia, výzvy, upozornenia a podobne. Z hľadiska obsahu bude elektronická schránka slúžiť na doručovanie rovnakých správ, ako sa v súčasnosti doručujú v listinnej podobe poštou. Pod elektronickou schránkou si tak treba zjednodušene predstaviť akúsi oficiálnu e-mailovú schránku zriaďovanú priamo štátom, do ktorej prístup je zabezpečený priamo občianskym preukazom. Aj samotné užívateľské rozhranie elektronickej schránky je veľmi podobné tomu, na aké ste zvyknutý zo svojej e-mailovej schránky (prijaté správy, doručené správy, rozpísané správy).
Doručovanie úradných dokumentov do elektronických schránok firiem sa začne najneskôr od 1. januára 2017.
Prístup do elektronickej schránky firmy má jej štatutárny orgán alebo člen jej štatutárneho orgánu. Znamená to, že napríklad v s.r.o. majú prístup do jej elektronickej schránky všetci jej konatelia. Prístup do elektronickej schránky je však možné zveriť aj akejkoľvek inej osobe ako štatutárnemu orgánu alebo členovi štatutárneho orgánu firmy. Môže tak urobiť jedine niektorí z členov štatutárneho orgánu, ktorý priamo vo svojej elektronickej schránke poverí prístupom do nej inú osobu, ktorá má elektronickú schránku tiež zriadenú (napríklad ako bežný občan). V tomto poverení je možné definovať aj rozsah delegovaných právomocí nakladania s elektronickou schránkou firmy.
Do elektronickej schránky sa vstupuje prostredníctvom Ústredného portálu verejnej správy www.slovensko.sk. Aby firma prostredníctvom svojho štatutárneho orgánu mohla vstupovať do svojej elektronickej schránky, musí člen štatutárneho orgánu disponovať určitým softvérovým a hardvérovým vybavením. Najdôležitejším je elektronický občiansky preukaz s čipom, takzvaná eID karta, ktorý sa používa s čítačkou čipových kariet pripojenou k počítaču. Bez elektronického občianskeho preukazu prístup do elektronickej schránky nie je nijakým spôsobom možný. Preto by všetci členovia štatutárnych orgánov firiem, ak elektronický občiansky preukaz ešte nemajú, mali čo najskôr požiadať o jeho vydanie osobne na oddelení dokladov okresného riaditeľstva Policajného zboru podľa svojho trvalého bydliska. Pre efektívnu elektronickú komunikáciu s úradmi bude pre člena štatutárneho orgánu firmy vhodné zriadiť si bezplatne na Polícii k elektronickému občianskemu preukazu rovno aj elektronický podpis. Okrem toho je potrebný na prácu s elektronickým občianskym preukazom a s elektronickým podpisom aj špecifický softvér a prístupové heslá.
Elektronické úradné správy sa budú považovať za doručené aj keď si ich firma neprečíta.
Vzhľadom na to, že najneskôr od 1. januára 2017 budú môcť úrady všetkým firmám doručovať dokumenty aj elektronicky, do ich elektronických schránok, mali by firmy zabezpečiť to, aby si tieto oznámenia prečítali včas. Zákon o e-Governmente hovorí, že výkon verejnej moci by mali príslušné orgány štátnej správy vykonávať prednostne elektronicky. Zároveň však naďalej nie je vylúčená komunikácia úradov s firmami v listinnej podobe. V súvislosti s elektronickým doručovaním je potrebné, aby si firmy tieto oznámenia prečítali včas, pretože inak sa môžu tieto úradné dokumenty považovať za doručené aj bez toho, aby si ich firma prečítala (môže platiť takzvaná „fikcia doručenia“). Lehota závisí od spôsobu doručenia príslušného dokumentu – do vlastných rúk alebo štandardne.
Nastavenie e-mailových notifikácií je možnosť, ako si elektronickú správu včas prečítať.
Ak by si firma neprečítala niektorú z dôležitých elektronických úradných správ, napríklad o súdnom konaní, v súvislosti s daňovými záležitosťami alebo s uložením pokuty, mohlo by jej to spôsobiť nemalé problémy. Aby sa firmy vyhli prípadným problémom v dôsledku neprečítania elektronických úradných dokumentov, odporúčame osobe, ktorá je členom ich štatutárneho orgánu, nastavenie e-mailových notifikácií o prijatých správach do elektronickej schránky. Vykonáva sa to priamo v nastaveniach elektronickej schránky.
Späť na Novinky